宴会订金退还的情况和方式主要取决于以下几个因素：
合同条款：
首先，需要查看与酒店签订的《宴会厅预订确认书》或合同中关于定金退还的条款。合同中通常会明确说明定金退还的条件、流程以及退款金额。
特殊情况：
如果因特殊情况需要取消或改期宴会，应在签订确认书后的30日内向酒店提出书面退款申请。酒店会在5个工作日内审核，并可能退还客户已支付定金的70%。但如果是客户违约，酒店有权不予退款。
协商解决：
如果酒店不同意退款，可以尝试与酒店协商解决，看是否可以通过其他服务（如婚宴日期变更、其他酒店服务）来抵消定金。
证据留存：
在申请退款过程中，应保存与酒店的沟通记录和相关支付凭证，这些可以作为维权的依据。
法律依据：
根据《民法典》第五百八十七条，如果给付定金的一方不履行债务或者履行债务不符合约定，致使不能实现合同目的，则无权请求返还定金。但如果收受定金的一方不履行债务或者履行债务不符合约定，应当双倍返还定金。
建议
提前沟通：尽早联系酒店表达退款需求，以便酒店有足够时间处理。
仔细阅读合同：在签订合同时，务必仔细阅读有关定金退还的条款，了解清楚退定金的条件和流程。
提供合理依据：如因疫情等不可抗力因素导致无法举行婚宴，可以向酒店说明情况，争取部分或全部退款。
协商解决：如果酒店不同意退款，可以尝试协商其他解决方案，如提供其他服务来抵消定金。
留存证据：保存所有与酒店的沟通记录和支付凭证，以备不时之需。
通过以上步骤，可以提高退款成功的可能性，并确保自己的权益得到保障。