送货单三联的使用和分配如下:
第一联:存根联
存根联是送货单的原始记录,用于留存备查。
通常留在发货方或销售方手中,作为交易记录的备份。
第二联:客户联
客户联是交给购买方的单据,用于校对货物信息。
购买方在收到货物后,会在这一联上签字确认,表明货物已送达并验收无误。
第三联:回单联
回单联是销售方拿走的单据,用于记录交易并完成交易确认。
在购买方签字确认后,销售方会保留这一联作为记账凭证,证明货物已交付并收到款项。
具体操作步骤
打印设置
在打印三联送货单之前,需要在电脑上设置纸张大小,确保打印效果清晰。
通常设置纸张大小为宽21.3cm、高14.6cm,以便于阅读和存档。
填写内容
在填写送货单时,需要确保信息完整且准确,包括交款人或单位名称、收款方式、收款内容、收款人姓名等。
所有内容应一笔一划书写,避免涂改,确保字迹清晰可辨。
分发和使用
打印完成后,第一联留存备查,第二联交给客户签字确认,第三联由销售方保留作为记账凭证。
注意事项
确保送货单各联内容一致,避免因信息错误导致后续纠纷。
妥善保存送货单,防止遗失或损坏,以便日后查阅和核对账目。
如果需要,可以在送货单上添加复印功能,以便于复制和存档。
通过以上步骤和注意事项,可以确保三联送货单的正确使用和分配,提高工作效率和准确性。